個別業務の業務知識

ここではシステム構築にかかわった経験から得た業務知識を紹介します。以下のような内容です。
 @ 会計システム業務フロー検討における論点 (一般会計:GL債権管理:AR債務管理:AP
 A 原価計算の基礎知識
 B 消費税の基礎知識
 C 業績管理の事例
 

@ 会計業務フロー検討における論点

【一般会計:GL】
会計データの承認方式(手入力) ◆GLに直接投入する会計データ(振替伝票形式)の入力原票作成から承認までのフローを確定する必要がある。
◆基本的には以下の2つの方法のいずれかになることが多い。
@入力原紙の形式は問わず、システムにデータ投入後に振替伝票をシステムより出力し、そのリストで上長の承認を得た後で転記処理を行う。
A投入予定の仕訳をシステムに投入する前に何らかの形で上長の承認を得た後で、システムに入力し転記を行う。
会計データの承認方式(システムインタフェイス) ◆他システムからの自動仕訳データの計上に対しては、データ連携時に権限者の承認あるいはチェックが不要であることを確認する必要がある。
◆自動仕訳は会計取引の元データより一定のロジックを使って仕訳データを作成する。つまり自動仕訳のシステムを作ることの意味は、会計取引の元データを正しく作成すれば自動的に正しい仕訳データが作成されることを保証することにある。もしユーザーが自動仕訳の処理結果である仕訳(科目や部門)をチェックしなければGLへの仕訳データ連携を認めないとするならば、それは自動仕訳システムの存在意義を否定することになる。自動仕訳の処理結果を信用することを前提に、フロントのそれぞれのシステムで発生した元データに間違いがないことをチェックすることに注力するというのがユーザーの基本的なスタンスであるべき。ただし、従来のデータのチェック方式が会計部門のチェックに依存しているような場合は、仕訳チェック業務の見直しが必要となる。
◆自動仕訳処理の正しさの担保は、連携ジョブの監視と月次締のタイミングなどで行われるフロントシステムとGLとのデータ整合性チェックで担保されるべき。自動仕訳のロジックそのものをチェックするという視点でのチェックを日常の業務フローに持ち込むべきではない。それはシステムテストで事前に検証すべき内容である。
◆もし自動仕訳データを連携のつどチェックすることになると、チェックしやすい形での自動仕訳データの出力を工夫する必要が出てくる。また、転記はそのチェックが完了してから行うという話も出てくる。
会計データのインタフェイスタイミング ◆GLへ仕訳データを連携するタイミングは、フロントの業務システムとGL(一般会計システム)をどう位置付けるかという問題になる。GLを財務会計の決算をおこなうための仕組みと捉え、月中の進捗管理や状況監視にはGLを使わないということであれば、月次での連携ということでもOKとなる。ただ、その場合でも現預金の残高管理をGLで行っている場合は、入出金にかかわる仕訳は随時あるいは日次での連携が必要になる。
残高管理の単位 ◆以下のような要素が検討ポイントとなる。
@科目と細目の使い分け。一般的な勘定科目のレベルで科目を設定し、予算管理上必要な分割や会社固有の内訳金額把握の必要性などは細目を活用するのが基本。
A連結決算処理を考えて、グループ会社についてはGLモジュール内で相手先別に残高を把握できるようにすることが多い。
B連結決算処理に必要なセグメント情報をどこまで仕訳データからとると考えるかは要検討。
C債権債務の補助簿はAR,APのモジュールで管理することにして取引先別の残高はGLでは不要とすることが多い。
GLにおいて「調整月」を設けるかを決定する ◆会計システムでは「調整月」を設定できるものが多い。「調整月」は、決算を確定するうえでは必要であるが通常月の業績を見る上では除外したいような仕訳を調整月に帰属させることで、決算月(例えば3月)のデータも他の通常月と横並びで比較できるようにするために用いる。
◆たとえば貸倒引当金の期末債権残高による見直しに伴う引当金繰入額の仕訳などは損益に影響する。この仕訳を調整月で発生させ、通常月の損益に影響させないといった運用が考えられる。また、会計監査からの指摘による修正仕訳を調整月の仕訳として発生させたいという要望が出たことがある。
伝票番号の採番ルール ◆伝票番号について特別な採番ルールがないかを確認する。
◆自動仕訳の仕訳伝票データの採番をコントロールしなければならいとなると手間がかかる。伝票番号が特定の順番で採番されていないといけないとか、欠番があるとダメだなどの要件は手で伝票を起こしていた時の業務要件を引きずっている。仕訳伝票番号は一意でありさえすればよく、採番のルールそのものにはこだわらない、というレベルでユーザの了解を得るのがのぞましい。
◆中国では会計基準の中で伝票番号についての記載があり、どこまで融通がきくのか不明なところがある。また、税務監査への自己防衛策として厳格なルールを定めたいというユーザー要件が出ることもある。
外貨換算に使用する為替レートの更新サイクル ◆更新サイクルは(月、週、日)があるが、レートが定まるタイミングによっては、仕訳データの入力タイミング(自動仕訳も含む)に間に合わないことがある。その時の対応を考えておく必要がある。
◆日本では換算レートについて前月の平均レートを用いることが認められるなど企業の裁量の幅が大きい。しかし、中国は中央銀行が発表する為替レートを使用すると定められており裁量の幅があまりない。そのため、月初に祝日が続くと、銀行のレート発表が祝日明けとなり、祝日の間の取引には適用すべき換算レートが設定できないといったケースが出た。そういうケースがある場合は運用フローを事前に検討しておく必要がある。
月次締スケジュールおよびチェック内容 ◆各フロントモジュールの月次締とそれを受けてのGL側の締処理スケジュールを確定する必要がある。
◆締スケジュールの要素は以下の通り。
  ・SCM系モジュール(販売、購買)の月次締
  ・原価計算の締
  ・会計系モジュール(売掛、買掛)の月次締
  ・GLへの仕訳投入の締
  ・GLの月次締
◆月次締を行うのに必要なチェック内容とそのチェックに対してシステムが支援する内容を確認する。
消費税、付加価値税などの申告業務に必要なデータの提供方法 ◆GLモジュールが提供している機能でまかなえるかを判断する必要がある。
◆別途課税区分ごとの本体価格の集計や明細提示が必要になったりする場合には、それらがどのモジュールからデータを取得すれば作成できるかを見極める必要がある。
◆控除仕入税額についての課税売上対応額の算出方式が比例配分方式か個別対応方式かを確認する。個別対応方式をとる場合は実現方式を検討する必要がある。
財務諸表作成および連結決算への対応方法 ◆GLモジュールが提供している機能でまかなえるかを判断する必要がある。
◆別途データ提供が必要な場合は、GLでの残高管理単位別の残高データを元に作成することができるかを見極める必要がある。不足がある場合はAP/ARモジュールを含めて対応方法を検討しておく必要がある。
【債権管理:AR】
売上(営業収益)の種類の把握とデータ投入経路の決定 ◆製品あるいは仕入商品の販売に関する売上データの入力経路については、販売管理→AR→GLで議論の余地がない。しかし、以下のような売上データについては、どのモジュールからデータを投入するかの決め方によって業務フローが変わってくる。
  ・ 物販売上に付随する役務売上(据付料、輸送料など)
  ・ サービス売上その他(保守契約料、ロイヤリティー、修理料、コミッション売上)
◆物販に付随する役務売上は、物販部分と一緒の受注に含まれ、同じINVOICEに含めて請求することが多い。そのため、販売管理側でデータ投入されることになるのが普通。ただし、役務には出荷という行為がないので、売上を計上するタイミングをどうコントロールするか検討が必要となる。IFRSの収益認識基準との関係もクリアする必要がある。
◆相手先別の債権補助簿(得意先元帳)はARで管理するので、GLから直接営業収益を計上するのは極めて限られる。
◆売上の勘定科目が細分化されており、販売管理側から実績が連携されてくる売上についても科目を切り分ける必要がある場合は、その切り分けのロジックを確実に把握した上で業務フローとシステムの処理内容を確定する必要がある。
◆売上の粗利管理(売価と売上原価のヒモつけが必要)がどのレベルまで要求され、そのためにシステムが行うべきことを見定める必要がある。先に述べた物販売上に付随する役務売上やサービス系売上が難しくなることが多い。
売上減額データの種類の把握とデータ投入経路の決定 ◆基本的にはプラスの入力をした入口と同じところからの投入になる。
◆減額データは投入経路だけでなく、投入の仕方についても検討が必要になる場合がある。たとえば、複数明細の物販売上に対し値引きが発生した場合、それをまとめて1行の明細として入力することを許すか、売上の明細単位に値引き額を分割して投入するルールにするかといったケースである。これらは利益管理のメッシュと精度をどう設定するかという問題になる。
◆契約に基づいた体系的な売上リベート(売上割戻)が存在する場合には、リベート金額を算出するための仕組みが別途必要になるケースが多い。その場合は、リベートデータを利益管理にどう連携するかがより重要になってくる。
◆売上減額の証憑名については、購入側が発行すればデビットメモ(デビットノート)、販売側が発行すればクレジットメモと呼ばれる。購入者は買掛金を管理しており総勘定元帳では買掛が増えると貸方に記載する。しかし、返品が発生すると借方に記載されるので、借方=デビットでデビットメモとなる。販売者側は売掛金を管理しているので、返品は貸方記載になるので、貸方=クレジットでクレジットメモとなる。
売上計上基準(出荷基準、検収基準)の確認 ◆IFRSの収益認識対応を含めて、計上基準に応じたフローを検討しなければならない。
◆輸出がある場合は売上計上基準だけでなく特別な業務フローが必要になる。
顧客との消費税まるめ誤差の調整方法 ◆消費税額は基本的にシステムで計算をする。そのため、システムが異なると端数の丸め処理で差が出ることを覚悟しなけれならない。その差異を調整する手順を検討しなければならない。
◆販売側と購入側が計算した消費税額に差がある場合、消費税額に対し補正処置が必要であるかどうかは、販売側と購買側が共通に認識している証憑にどちらの金額が記載されているかによる。購入者が大企業である場合、自社の検収額(消費税額も含め)を相手先に通知したうえで一方的に支払ってくるケースが多い。その場合、売上証憑であるの納品書も購入側が発行していることが多く、販売側の計上金額もその金額を合わせざるをえない。
◆中国ではINVOICE(発票)の発行が自社のシステムではできない。そのため、端数で差が出たときは証憑の税額を正とせざるをえないので、そのため端数処理に差が出る前提で業務フローを考える必要があった。
入金消込を行う部門の確認 ◆システムで把握されている債権データの入金予定日が正しくメンテナンスされていない場合、および顧客の支払が個別の債権と対応していない場合(=債権の明細を合計した請求額が100万であるにもかかわらず、個別の明細とは無関係に80万だけ支払うといったケース)、会計部門で消込を実施することは難しい。
◆そのような場合、会計部門は入金入力だけを行い、消込は売上を計上している営業部門で行うという業務分担も考えられる。
入金消込キーの確認 ◆消込のキーとなるのは、以下のようなものが考えられる。
  ・顧客注文番号、INVOICE番号、自社の受注番号
◆上記の消込のキー情報(=債権のキー情報)は基本的に販売モジュールで管理されるデータである。そのため、販売モジュールからARへのインタフェイスでそれらのデータが適切に連携される仕組みにしておかないと入金消込業務が成り立たなくなる。
顧客からの検収通知あるいは支払通知の取扱い ◆顧客が支払に際して、自社の検収明細(=支払対象明細)を通知してくるケースがある。その場合その情報をどう扱うかについての業務フローが必要。
◆顧客側は基本的に通知した検収明細に従って支払を行うので、この情報を適切に扱えば、顧客側の債務と自社の債権の認識を一致させる業務フローを作ることができる。
債務との相殺があるかの確認 ◆顧客との債権債務を互いに相殺することある場合には、特別なフローが必要となる。顧客に対し売上だけではなく、何らかの仕入や費用計上が発生していることが前提となる。相殺がよく見られる例としては以下のようなものがある。
  ・外注加工先に材料を有償支給している場合
  ・販売先に販売手数料を支払う場合
◆システム的な対応としては、相殺勘定で債権を消しこむ入金タイプを設定し、入金処理をすることが多い。この場合、債務側でも相殺勘定で支払うことになるので、相殺勘定の残高が残っていないかを確認する手順が必要となる。
前受金を請求するケースがあるかの確認 ◆前受の承認→前受金請求→前受金入金→(売上)→前受金充当の業務フローを確定する必要がある。
残高確認業務に対するシステムサポートの要否 ◆確認する側と確認される側の両方があるが、両方とも月末時点での残高とその明細の把握ができればよいということであれば、特別なシステムサポートは不要となる場合が多い。
与信管理業務への対応 ◆与信管理の作業ボリュームが大きく、顧客の評価や与信限度額の設定および与信チェックをシステム的に処置する必要があるかどうかがポイント。
◆与信管理に必要な情報は、厳密に言えばARで管理する債権以外に販売管理側で把握されている受注残やAPやGLで管理されている債権債務も含まれる。それらを勘案した上で、与信限度額と突合し、その結果で受注の入力時や出荷時に警告を発することが必要となる。
得意先元帳の管理方法の確認 ◆得意先元帳を紙の形で出力し保管しなければならないかを確認する必要がある。
◆必要な場合、システムが提供している機能の帳票でよいかどうかを確認する。保管する義務があるという場合、とにかく出力されておればよく体裁はあまり問題にならないことが多い。
業績管理へのデータ提供の必要性の確認 ◆ARで管理しているデータから、部門別、業種別、セールスマン別等の業績管理へ提供しなければならないものが何であるかを確認する必要がある。
【債務管理:AP】
仕入(原価)の種類の把握とデータ投入経路の決定 ◆原材料仕入、外注加工、商品仕入などの在庫管理対象品目の仕入データの入力経路については、購買管理(PO)→AP→GLで議論の余地がない。
◆POから投入する物品の購入に経費(たとえば輸送費など)の請求明細が含まれているケースへの対応方法を決めておく必要がある。可能であれば、仕入先からの請求に経費が別明細として表示されない(仕入単価に含まれる)ほうが楽。会計的には仕入原価に含めるべき金額になるので。
◆製造原価に含まれる副資材の取扱いも確認しておく必要がある。システムでは在庫の受払は管理しないが、棚卸の対象として期末に残った分は貯蔵品に振替えることが多い。
◆輸入品のように諸掛費用が高額になる場合は、仕入原価に反映させる仕組が必要になる。
経費の種類の把握とデータ投入経路の決定 ◆販管費も含めた各種経費のデータをどの経路で入力するかについては、以下のような観点を考慮する必要がある。
  ・利用部門が直接購買依頼データを投入するには集中購買のシステムが必要。
  ・仕入先マスタメンテの負荷。範囲を広げすぎると負荷が高くなる。
仕入計上基準の確認 ◆仕入計上基準(入荷基準、検収基準)を確認する。
◆検収基準の場合、仕入品が入庫してから検収するまでの間(検査工程にある間)の在庫の管理が必要となる。
申告に必要な仕入消費税情報の取得方法の確認 ◆消費税の申告に必要な情報を把握し、仕入消費税に関する情報が正しく取得できるかどうかを確認する必要がある。
◆課税区分/科目ごとの本体価格と消費税額の集計の必要性があるかどうかの確認が一つのポイントとなる。実際に発生した仕入税額を完全に本体価格とヒモつけて管理するのは難しい場合がある。
◆輸入品は消費税が別納され、債務計上時には消費税はゼロしなければならないので、同じ税率の課税でも税コードを別設定したり、税金の細目を分けるといった工夫が必要となる。輸入の際に支払った消費税額は申告の際に総額を記載し、申告の補足資料として、その課税対象の輸入の内容を示す証憑を用意しておく必要がある。総額は仕訳データから取得することになるので、細目を分けておくのが便利。そして仕訳に輸入書類と対応付けられるキー情報があればよい。
支払予定に対する承認 ◆支払を行う経理部門は直接的な仕入先との対応窓口ではない。そのため、経理部門は債務計上時の支払条件でそのまま支払ってよいかどうかについての最終確認を、仕入先と相対している部門(購買部門が中心)に求める場合がある。
◆上記のような考え方をとらない場合でも、支払予定の変更情報を購買部門から経理部門へ的確に伝える業務フローを確定しなければならない。
支払条件の種類と支払業務のサイクルを確認 ◆支払条件の種類を確認し、支払業務がどういうサイクルでどの単位で行われているのかを確認する必要がある。
◆支払条件が支払予定額によって変更されるケースがあるかどうかを確認する必要がある。通常は手形支払だが、支払額が一定以下の少額の場合には現金振込に変更するといったケースである。
一括信託などの支払方法があるかの確認 ◆一括信託払いは、手形支払業務の合理化(収入印紙代の節約を含む)を目的に進められた。仕入先には不利益が生じないように配慮されたが、手形であれば裏書をすればそのままの金額で支払に回せるが、信託払いだとサービス会社からお金を借りることになり手数料が取られる点など考慮点もある。
◆手形に代わって、電子記録債務(でんさい)が普及してきている。割引や譲渡も可能。対応方式を検討する必要がある。
振込手数料の仕入先負担処理 ◆手数料の仕入先負担を銀行のファームバンキングシステムで提供されている手数料を減額して振込むという機能を用いて対応することができる。
◆この場合、実際には仕入先には手数料金額が差し引かれて送金されるが、自社は手数料を考慮しない金額での振込を行ったという処理にする。会計上も手数料は認識されない。単純に買掛金を全額預金で支払っただけとなる。しかし、このソリューションが成立するには、銀行の手数料の引落が送金時に行われる必要があり、一月分を一括して引き落とすような契約になっている場合は成り立たない。
債権債務の相殺方法の確認 ◆AP側の支払予定金額が全額相殺できる場合とそうでない場合とでフローが異なる。全額相殺できる場合は、支払銀行を相殺専用のダミー銀行に設定し通常の支払処理を行うフローとなる。全額相殺できない場合は、支払を減額する請求書を相殺勘定を相手科目として起こすという方式をとるのが一般的。
◆上記のどちらのケースも相殺勘定を使用した仕訳を起こすこととなり、残高が残っていないかを確認する手順が必要となる。
前払いを要求されるケースがあるかの確認 ◆前払の承認−前払の支払−(仕入)−充当の業務フローを確定する必要がある。
残高確認業務に対するシステムサポートの要否 ◆確認する側と確認される側の両方があるが、両方とも月末時点での残高とその明細の把握ができればよいということであれば、特別なシステムサポートは不要となる場合が多い。
仕入先元帳の管理方法の確認 ◆仕入先元帳を紙の形で出力し保管しなければならないかを確認する必要がある。
◆必要な場合、システムが提供している機能の帳票でよいかどうかを確認する。保管する義務があるという場合、とにかく出力されておればよく体裁はあまり問題にならないことが多い。
 

A 原価計算の基礎知識

資料の記載内容について 説明は別ファイル(PDF)です。章立ては以下の通りです。
◆原価計算の基本的な知識
◆標準原価計算と実際原価計算の相違点の概要
原価差異の把握からみた実際原価計算と標準原価計算の関係などを記述しています。
◆標準原価計算
◆実際原価計算
基本的には教科書的な記述ですが、間接費配賦についての私見の記述があります。
 

B 消費税の基礎知識

資料の記載内容について 説明は別ファイル(PDF)です。章立ては以下の通りです。
◆消費税の仕組と消費税区分
消費税区分における非課税、免税、不課税の違いと、各区分が消費税額の算出にどうかかわるかを記述しています。
◆消費税申告
申告書における納税額の計算方式について述べています。その中で仕入税額控除において「個別対応方式」が「一括比例方式」より節税になるケースに関する考察があります。
◆会計システムが提供する消費税管理機能
消費税管理業務に対するシステム支援の事例です。
 

C 業績管理の事例

事例としてとりあげた3社について 3社の事例を紹介しています。仮にA社、B社、C社としています。
◆A社は自社製品の開発/製造/販売を行う会社です。複数の事業部を持ちその中で製造部門と販売部門の業績を管理しています。製造部門と販売部門の貢献利益を共通のフレームで管理しているところに特徴があります。
◆B社は自社製品の開発/製造/販売と仕入品の仕入/販売を行う会社です。製品レベルの予定原価を設定した実際原価計算を行っています。製品グループ別の業績管理を実施していますが、自社製品の製造部門の業績は予定原価に対する原価差異で把握されています。
◆C社は製造会社向けの人材サービスをメインにした会社です。アメーバ経営に沿った業績管理を行っています。
資料の構成と記載内容について ◆3社の業績管理方式を一覧で比較した資料(PDF)があります。
◆A社の事例は別ファイル(PDF)で説明しています。
◆B社の事例は別ファイル(PDF)で説明しています。
◆C社の事例は別ファイル(PDF)で説明しています。